Weten wat er binnenkomt, wat eruit gaat en waaraan het wordt uitgegeven; dat is de basis van een financiële administratie. Het is voor velen niet het meest interessante onderwerp, maar meer een noodzakelijke verplichting om periodiek in de cijfers te duiken. Zelf heb ik wel wat met cijfers en zeker wanneer het over onze eigen inkomsten en uitgaven gaat. Daarom ben ik ook ongeveer 2 jaar geleden begonnen met bloggen. Het NIBUD meldde vorig jaar dat zo’n 40% van de Nederlanders worstelt met de financiële administratie. Dat hoeft helemaal niet, want ingewikkeld is het niet. Er komt wel een klein beetje discipline bij kijken.
De basis op orde brengen
De basis van je financiële administratie bestaat uit een eenvoudig overzicht van de maandelijkse inkomsten en uitgaven. Ik werk met een bugetmethode waarbij iedere euro een bestemming heeft. De maand eindigt altijd op € 0,- In theorie dan, want in de praktijk loopt dat weleens anders.
Daarbij werk ik met budgetten per kostenpost. Alle inkomsten hebben vooraf al een bestemming en ik begin ermee om mezelf eerst te betalen. Dat betekent dat ik direct een vast deel van onze inkomsten overschrijf naar onze spaarrekening. De rest wordt verdeeld over de volgende 3 kostenposten: vaste lasten, variabele lasten en extra kosten.
Onder de vaste lasten vallen alle uitgaven die maandelijks terugkomen. Van de hypotheek tot en met de mobiele abonnementen.
Bij de variabele lasten vallen de budgetten voor brandstof voor de auto, de boodschappen en kleding. Blijft hier geld over, dan schuift dat door naar de volgende maand.
Het budget voor de extra kosten gebruiken we voor extra of onvoorziene uitgaven.
De administratie gewoon in Office 2019
Ik hou een eenvoudige spreadsheet bij waarin ik deze 3 kostenposten verder heb uitgewerkt. Net als veel collega-bloggers heb ik een grote voorkeur voor het werken met Excel. Hoewel dat programma véél meer kan dan een eenvoudig budget berekenen, is het enorm gebruiksvriendelijk. Verder werkt ongeveer de hele wereld met dit programma en dat maakt het inlezen en uitwisselen van gegevens heel gemakkelijk. En inmiddels is het ook mogelijk om voordelig online een officiële Office 2019 licentie te kopen. Je ontvangt dan een code en je download het pakket direct op je PC. Daarbij biedt Excel je de mogelijkheid om heel simpel allerlei fraaie grafieken te maken en kan het ook omgaan met gegevens die je van je bank exporteert.
Je administratie op orde houden
Het opstellen van een budget kost wel wat tijd, maar na een paar maanden heb je echt wel zicht op alle periodieke inkomsten en uitgaven. We controleren zelf regelmatig of de budgetten nog goed verdeeld zijn. Vooral het budget voor de boodschappen moet zo af en toe worden aangepast (vanwege BTW verhoging of andere prijsstijgingen).
Wanneer ik merk dat een van de budgetten moet worden aangepast, dan controleer ik eerst de uitgaven van de afgelopen paar maanden voor dat budget. Dus voordat ik het budget van de boodschappen verhoog, kijk ik eerst even wat de reden is dat we niet meer lijken uit te komen met het budget.
Naast het maandbudget hebben we nog een financieel jaaroverzicht. In dit overzichtje staan de periodieke uitgaven zoals belastingen en andere periodieke rekeningen. Wil je meer weten over het opstellen van zo’n jaarplanning? Lees dan dit artikel.
Het kost ons vrij weinig tijd om de administratie op orde te houden. Aan het begin van de maand kijk ik of ik periodieke uitgaven kan verwachten en check ik of we de voorgaande maand niet meer hebben uitgegeven dan gepland. Dat is ook het moment om de rekeningen te betalen. Alle rekeningen liggen op een stapeltje en die betaal ik in een keer. Ik vind dat handig omdat het vaak periodieke facturen zijn, zoals de kosten voor de waterschappen of de gemeentelijke (parkeer)belastingen. Wanneer die kosten zijn gestegen, dan pas ik de bedragen in het jaaroverzicht direct aan. Dat kost alles bij elkaar ongeveer 5 minuten tijd.
Een financiële administratie die klopt, zorgt bij mij voor rust. Je krijgt niet snel met financiële verrassingen te maken en wanneer er onverwachte kosten zijn, dan is er een buffer om dat op te vangen.
Hoeveel tijd besteed jij aan je financiële administratie?
Meer lezen?
Paar minuten per dag en af en toe wat langer maar is meer omdat ik t leuk vind om ermee bezig te zijn.. Nieuwe sheets maken of sheets verbeteren etc. Kan me niet eens herinneren wanneer ik ermee begonnen ben.. Denk als tiener al!
Mijn budget is vlug verdeeld. Ik verdien 1600€ netto. Maandelijks heb ik gemiddeld 1000€ kosten (wonen, verzekeringen, brandstof, internet,…) en spaar ik 150€. De 450€ die rest is voor boodschappen, kapper, kledij, dokter of tandarts, uitgaan, cadeautjes, toestellen die stukgaan of andere onvoorziene uitgaven.